¡Pierde el miedo a la contabilidad! Consejos para PYMES en Colombia dados por una empresaria

Cuando iniciamos nuestra empresa, creía que dirigirla significaba simplemente supervisar profesionales desde un escritorio, sin necesidad de involucrarme mucho. Pronto me di cuenta de que esta visión era un error. Si bien hay especialista en cada área y no todo lo debemos saber a profundidad, si debemos manejar algunos temas importantes. Confié en que otros manejaran aspectos clave como la contabilidad, sin comprender realmente su importancia. Sin embargo, con el tiempo y después de cometer varios errores, algunos costosos, entendí que la contabilidad no solo es un requisito legal, sino una herramienta fundamental para tomar mejores decisiones y hacer crecer un negocio. Hoy quiero compartir con ustedes algunas lecciones valiosas que aprendí en este camino.

Qué puedes lograr conociendo la contabilidad de tu PYME?

• Entender la salud financiera: Al principio, revisaba las cuentas solo cuando había un problema. Ahora entiendo que la contabilidad es como un chequeo médico para mi empresa: si la reviso con frecuencia, puedo detectar y corregir problemas antes de que sean graves.
• Tomar decisiones estratégicas: Cuando aprendí a leer los estados financieros, descubrimos que no solo se trataba de números en un papel, sino de una herramienta poderosa para hacer crecer el negocio. Antes, fijábamos precios y planificábamos inversiones y contrataciones con intuición, pero al analizar las finanzas con más detalle, pudimos establecer estrategias más acertadas. Comprender dónde estaba la empresa y hacia dónde podía ir nos permitió tomar decisiones informadas y ver cambios reales en la organización.
• la normatividad: Al principio, desconocía muchas obligaciones contables y fiscales, y eso casi le cuesta a la empresa sanciones innecesarias. Con el tiempo conocimos más a fondo las entidades que regulan estos temas como la DIAN, la secretaria de hacienda, el ministerio del trabajo, y otras entidades, esto fue clave para evitar problemas y mantener las cuentas en orden.

¿Que problemas puedes tener si no la conoces?

• Sanciones y multas: Un mal manejo de la nómina y errores en la declaración de impuestos pueden llevarte a pagar multas que se pudieron evitar con un buen asesoramiento contable.
• Deudas innecesarias: Declarar impuestos de manera incorrecta generó una deuda que afectó el flujo de caja de nuestro negocio.
• Perder oportunidades: No saber exactamente cuánto dinero tenía disponible nos hizo perder oportunidades de inversión y crecimiento.

¿Qué es lo que nunca debes hacer?

Si se pudiera retroceder el tiempo, evitaría cometer estos errores:

• Ignorar la contabilidad: Pensar que “eso lo maneja el contador” sin entender los conceptos básicos. Ahora sé que es vital tener nociones básicas para tomar mejores decisiones.
• Dejarlo todo para última hora: La contabilidad no es solo para fin de mes o final de año. Llevarla al día hace que el cierre fiscal no sea una pesadilla.
• No guardar soportes y registros: Perdí tiempo y dinero buscando facturas que debí haber archivado correctamente desde el principio.
• No invertir en asesoría profesional: Al inicio, contraté un contador solo para “cumplir” con los requisitos. Luego comprendí que un buen equipo profesional me ayudaba a optimizar mi empresa y no solo a declarar impuestos.
• Elegir cualquier software contable: Inicialmente se usó una herramienta gratuita sin soporte. Cambiar a un software completo y actualizado facilitó el trabajo y evitó errores; nos aseguramos de que el programa contable incluyera contabilidad, facturación y nómina para hacerlo más práctico.

No olvides:

1. Aprende lo básico: Dedica un poco de tiempo a entender conceptos como estados financieros, impuestos y facturación electrónica.
2. Mantente actualizado: Las leyes cambian constantemente. No estar informado puede costarte dinero. No se trata de estudiar finanzas ni contabilidad sino de aprovechar curso, webinars, videos en línea y hasta conversaciones con personas del sector para afianzar los conocimientos.
3. Rodéate de buenos profesionales:
   • No busques solo ahorrar costos contratando contadores sin experiencia.
   • Un buen contador especializado en PYMEs puede marcar la diferencia.
   • En nuestro caso, pasamos de un solo contador a una firma con equipo de apoyo, lo que optimizó nuestra contabilidad y redujo errores.
4. Conoce los aspectos clave de tu empresa:
   • RUT y responsabilidades: Mantén tu RUT actualizado y comprende tus obligaciones fiscales.
   • Código CIIU: Verifica que tu actividad principal esté bien registrada.
   • Beneficios tributarios: Infórmate sobre posibles beneficios fiscales para tu empresa.
   • Retenciones e impuestos: Revisa las bases de retención, conoce sobre los impuestos que debes presentar y pagar de acuerdo a tu tipo de empresa y las fechas límite de pago de impuestos.
   • Regulaciones locales: De acuerdo a la ubicación geográfica de tu empresa puedes tener impuestos específicos o entidades regulatorias especiales.

¡No subestimes la importancia de la contabilidad!

Si algo he aprendido es que la contabilidad no es solo un requisito legal, sino una herramienta poderosa que puede ayudarte a tomar decisiones inteligentes y garantizar el crecimiento de tu empresa.

No cometas los mismos errores que nosotros. Involúcrate, aprende lo básico y confía en los profesionales adecuados. Tu empresa y tu tranquilidad te lo agradecerán.

_{Imagen generada en IA y editada posteriormente.}